(2005.9.2)

日本臨床神経生理学会　個人情報保護方針

日本臨床神経生理学会（以下、本学会）は、会員の皆様の個人情報保護の重要性、及び適正な個人情報の利用が本学会の運営に不可欠であることを充分認識しております。このため、本学会では、収集した個人情報を適切に守ることによって、会員の皆様からの信頼をいただきたいと考えております。そこで、下記のような情報保護基本方針のもとに本学会の運用を行うことにいたしました。

(2005.9.2)

「日本臨床神経生理学会入会申込書」で提出頂く個人情報の取扱い

※　入会申込書をダウンロードされる前に必ずお読みください。

「日本臨床神経生理学会入会申込書」で提出いただく個人情報 入会時の申請においては、次の個人情報を提出して頂くことになります。なお、学生会員の場合は、在学証明書を提出して頂く場合がありますが、提出して頂いた下記必須項目との照合のみに使用いたします。 必須項目 1）氏名 2）同ふりがな 3）所属 ・名称 ・郵便番号 ・住所 ・電話番号 4）生年月日 5）専門分野（基礎系、臨床系）の別 6）大学病院医療情報ネットワーク（UMIN）の ID（すでに有している場合のみ） 任意項目 1）所属以外への連絡を希望する場合の書類送付先 ・郵便番号 ・住所 ・電話番号 個人情報の利用目的 提出して頂く個人情報は、以下の目的に使用いたします。 ご本人の確認 本学会よりの機関誌、連絡文書の発送 本学会で提供する各種サービスの権限設定（UMIN の提供するサービスを含む） 個人情報へのアクセス権限 上記により収集した個人情報に対し、次の者がアクセス権限を有します。 理事　 事務局員 事務職員 情報保護管理責任者 情報保護管理責任者が特別に認めたもの 個人情報の第三者への提供 4-1）本学会の運用を円滑に行うために、UMINの提供している電子情報サービスを利用するために、以下の個人情報をUMIN に提供いたします。尚、「UMIN の情報セキュリティーと個人情報に関する考え方」は、UMIN のホームページ（http://www.umin.ac.jp/security-policy）上に公表されています。 UMIN へ提供する個人情報 1）氏名 2）同ふりがな 3）所属 ・名称 ・郵便番号 ・住所 ・電話番号 4）生年月日 4-2）その他、本学会の運用を円滑に行うために、業務の一部を外部委託いたします。これに関しては、本学会と委託業者の間で個人情報の取扱いに関する契約を締結し、業務を遂行いたします。 個人情報の第三者よりの照会 別途、「会員の個人情報照会に関する取扱い指針」を定めます。

会員の個人情報照会に関する取扱い指針

会員の個人情報に関して照会があった場合は、下記の方針に沿って対応する。

記

照会に応じる場合 1）本人からの照会 2）官公庁・裁判所からの公文書による、法令上の根拠を示した照会 3）警察・検察・弁護士会からの法令に基づく照会 4）国の機関（独立行政法人を含む）等からの照会 5）家族・近親者からの照会 6）会員名簿閲覧を希望した者からの照会（法人の情報開示の原則による） 付記） 　 1）電話照会の場合は、住所、勤務先または生年月日等の確認を要する。 　 3）、4）、5）、 書面による照会に限る。 　 6）、本会所定の受付用紙と閲覧者を証明する書類の提示を要する。 照会に応じない場合 1）家族・近親者以外で、本人の関係者と称する者からの照会 2）企業等からの照会 3）取引相手等，私的な利害関係者からの照会 4）興信所からの照会 5）報道機関からの照会 照会に関する回答内容 1）在会の有無、入会年月日 2）ID 3）勤務先 4）本学会認定医、認定技術師資格の有無、認定番号、資格取得日等 5）電話番号（勤務先） 6）会費等の入金状況 7）雑誌等の送付状況 8）本会での役職歴等 付記）判断に迷う内容については、個人情報保護管理責任者の指示を仰ぐ。上記指針は、必要に応じて随時見直しを行う。

患者および被験者プライバシー保護に関する指針

年次講演会を含む各種講演会関係 1）講演内容あるいはスライド等において、患者を特定できないようにする。 必要な場合は、本人の承諾を得た旨の書面を要する。 学術誌関係 1）文中あるいは写真において、患者を特定出来ないようにする。必要な場合は、本人の承諾を得た旨の書面を要する。 認定試験関係 1）受験者提出書類等において、患者または被験者を特定出来ないようにする。 2）試験問題には、患者または被験者を特定できる情報を入れない。 付記）各項目の目的遂行のため、本学会が必要と判断して特別に取得した、個人名あるいは個人を特定できる情報が記載された書類およびデータを入手した場合は、外部に漏れることのないよう厳重に保管する。

個人情報保護に関する事務局職員の遵守事項

安全管理措置 1.　来訪者への対応   1）来訪者の事務室内への立ち入りは、原則として個人情報保護管理責任者の許可を得た者に限る。     2.　紙および電子媒体の取扱い   1）個人情報を含む文書および電子情報は、第三者が閲覧できない状態で保管する。 2）事務所外に持ち出す場合は、原則として個人情報保護管理責任者の許可を得たものに限る。 3）個人情報を含む可能性のある文書または電子記録媒体を破棄する場合は、シュレッダー等を使い、内容を確認できない状態で破棄する。 4）外部委託により破棄をする場合は、破棄することを証明する書類を受理する。     3.　備品の取扱い   1）個人情報を含む備品を事務所外に持ち出す場合は、原則として個人情報保護管理責任者の許可を得たものに限る。 2）自席を離れる場合は、パソコン画面の作業内容を第三者が確認できないようにする。     4.　委託先への対応   1）外部委託先に個人情報を含むデータを使用させる場合は、情報漏洩を禁じる旨の書面を要する。 第三者への情報提供 1.　情報提供   1）個人情報を含む可能性のある情報の提供は、個人情報保護管理責任者が許可した機関・事業者に限る。 開示 1.　問い合わせの際の情報開示   1）情報開示にあたっては、「日本臨床神経生理学会会員の個人情報照会に関する取り扱い方針」を遵守する。