理事会および支部総会運営マニュアル

理事会は毎回開催。支部総会は9月のみ開催。

1～2ヶ月前

1. 理事への理事会案内は関東支部事務局が担当するので、主催施設事務局からの連絡は不要。
2. 理事会会場として40～50人入れる部屋を手配する｡
3. 理事会開始は通常15時から1時間。開始時刻がずれる際には40日前までに必ず関東支部事務局へ連絡する。
4. ケーキ（もしくはお菓子などの軽食）とコーヒーを手配する。

当日
1. 受付は関東支部事務局が担当する。関東支部事務局から通常3名程度が理事会に参加する。
2. 進行は関東支部事務局が担当する。
3. 主催施設からは、当該支部学術集会会長と議事録作成係1名の少なくとも2名が参加する。
4. ケーキとコーヒーを会場内に配置する
5. 議事録作成は主催施設事務局が作成する。議事録テンプレート（「事会議事録.rtf」http://square.umin.ac.jp/jnsksb/manual.html）を使用する。
6. 理事会にて当該主催施設会長から演題数と参加人数を口頭で発表する。
7. 主催施設会長は理事会終了時に前回議事録に署名する。

理事会終了後
1. 理事会議事録(案)を作成し、開催後1ヶ月以内に電子ファイルで関東支部事務局に送付。
2. 次回理事会にて前回主催施設の会長が会計報告する。

支部総会について
1. 支部代議員への支部総会案内は関東支部事務局が担当する。
2. 9月の学術集会時のみ支部総会がある。
3. 主催施設事務局は、40～50人入れる支部総会会場を手配する。
4. 通常16時30分から30分。開始時刻がずれる際には40日前までに必ず関東支部事務局へ連絡する。
5. 受付や出欠確認は関東支部事務局が担当する。関東支部事務局から通常3名が参加する。
6. 進行は関東支部事務局が担当する
7. 議事録は関東支部事務局が作成する。