関東支部学術集会運営マニュアル(時期別業務手順)

参考情報
1. 脳神経外科学会ホームページ/学会開催者の方へ
https://jns-official.jp/meeting/system
2. 学会運営会社の協力を依頼する場合には早めに検討する（下記も含めてかなりのことを代行してくれる）
3. 機器展示は不可

9ヶ月～1年前
	1.	1. 日時を決める
	2.	　開催日に他の脳神経外科系の学会と重なっていないことを必ず確認する。
	3.	　（こちらのサイトなどを参考にする；https://jns-official.jp/info）
	4.	2. 会場を決める（予約する）。
	5.	3. 支部理事会にて会場と日時を口頭で発表する（例. 12月開催であれば、その直前の9月と4月の理事会で報告）。
	6.	4. 学会用の印鑑を作成する。
	1.	5. 日本脳神経外科学会からの補助金を受けるための銀行口座を開設する。関東支部事務局へメール（jnskanto-adm@umin.ac.jp）で補助金を依頼する。この口座は寄付金や協賛金を得るためにも使用する。
	2.	　（補助金；開催会場として自施設を使用する場合は70万円、他施設を使用する場合は100万円）
	7.	　（開設口座の名義の例：第○回日本脳神経外科学会関東支部学術集会　会長　○○○○）

6ヶ月前
	1.	1. 日本脳神経外科学会ホームページ「学会開催の方へ」（https://jns-official.jp/meeting/system）を参照して、演題登録、カード受付、領域講習等必要な手続きをすすめる。
	2.	2. 直前の支部学術集会の2ヶ月前までに（例. 直前の学術集会が4月であれば2月中に）、開催概要を関東支部事務局へメールで送付する（直前の理事会で使用する）。

3ヶ月前
	1.	1. 演題募集開始：　ホームページ上での演題募集を開始する
	2.	2. 演題登録期間を含めた開催案内文を作成し、支部会員への通知を関東支部事務局へ依頼する。演題延長時の通知も関東支部事務局へ依頼する。
	3.	＊演題応募者が演題を登録する際には、脳神経外科学会会員IDとパスワードが必要となるが、研修医など非会員医師の発表の可否などに関して主催施設事務局へ問い合わせが来ることがある。原則として主催施設会長の判断に一任しているが、若手医師の貴重な機会でもあることから、多くの場合は発表を許可している。この場合には、発表予定の指導医たる脳神経外科学会員の会員番号で演題を登録し、その後、指導医に主催施設事務局にメールで演者変更の連絡をしてもらい、プログラム作成時に主催施設事務局が対応する。
3. 領域講習を開催する場合、日本脳神経外科学会へ領域講習開催を申請する。日本脳神経外科学会から専門医機構への申請を行うため、開催2か月前までに申請する。領域講習の申請が承認されないと、日本脳神経外科学会のホームページ上に当該学術集会のプログラム掲示ができないので注意。

2ヶ月前
	1.	1. プログラムと抄録集を完成させる
	2.	2. プログラムを日本脳神経外科学会事務局へ連絡し、脳神経外科学会ホームページに掲載してもらう（https://jns-official.jp/meeting/branch）。
	3.	3. プログラムを関東支部事務局へメールし、関東支部ホームページに掲載してもらう（http://square.umin.ac.jp/jnsksb/）。
	4.	4. 座長を選出して依頼し、担当セッション分の抄録を座長へ送付する。（演題数は通例60題程度、セッション数は12程度）
5. プログラム作成時の注意点
理事会（毎回開催）は原則として15時もしくは15時30分から1時間、支部総会（毎年9月のみ開催）は原則として理事会の1時間15分後の16時15分もしくは16時45分からの30分間とする。理事会や支部総会の開始時間がが決まり次第、開催40日前までに関東支部事務局へ連絡する（1か月前に理事や代議員に開催時間を周知するので）。

40日前
	1.	1. 最終プログラムを印刷　約600～700部。

	3.	プログラム部数の内訳
	4.	・事前送付に300部程度（理事40、個人プログラム会員40、施設プログラム会員130、座長15～20、演者60～70）
	5.	・当日参加用に200部（過去20回の平均値から算出）
	6.	・その他、協賛企業への配布用に予備が必要（協賛企業側が実施報告するためにプログラムを要求することがある）

1ヶ月前
	1.	1. プログラム送付用封筒および参加証を関東支部事務局に請求する（プログラム施設、個人会員、理事への封筒には事務局にて宛先が印刷済み）。
	2.	　 参加賞を受け取ったら、学会当日までに「第◯回　日付　会長名」を記載しておく。
	3.	　 座長、演者へのプログラム送付用封筒に宛名印刷が必要であれば、座長・演者が決まり次第、関東支部事務局に連絡する。
	4.	2. 支部会参加施設、個人会員、および理事への完成プログラム郵送時には、次会の開催概要（次回開催施設より入手する）を必ず同封する。
	5.	3. 支部会プログラム施設には3部、個人会員は1部、理事に1部、座長1部、演者に1部ずつプログラムを発送　(会員約50施設、個人会員約60、理事37、座長約12、演者約60)。
	6.	4. 理事会の事前案内に関しては関東支部事務局が準備するので、開催施設での準備は不要。
	7.	5. 会員カード受付システムと領域講習受付端末をレンタルする（開催前月の10日までに申請が必要）。https://jns-official.jp/meeting/system　

当日
	1.	1. 日本脳神経外科学会会員カードによる専門医クレジット登録の受付は関東支部事務局が担当する。
	2.	2. 初期研修医や企業からの参加者はクレジット登録できないので、参加人数を把握するために芳名帳や参加受付票などを準備しておく。
	3.	3. ネームホルダーはリサイクルするので必ず回収し、関東支部事務局へ返す。
	4.	4. 理事会や支部総会に関しては、理事会および支部総会運営マニュアル（http://square.umin.ac.jp/jnsksb/manual.html）参照。

支部会終了後
	1.	1. 各座長に礼状を送付する。
	2.	2. 受付データをアップロードする。https://jns-official.jp/meeting/system/participation
	3.	3. 理事会議事録(案)を作成し、開催後1ヶ月以内に電子ファイルで関東支部事務局に送付。
	4.	4. 会計報告を作成し、次回支部学術集会開催日の1ヶ月前までに主催会長の署名捺印をしたものを関東支部事務局にメールもしくは郵送する。次回理事会にて口頭で会計報告する。